Jak nie siedzieć po godzinach? Proste zasady zarządzania swoim czasem pracy.

Nasze życie ogranicza fizyka i matematyka, bo doba niezmiennie wynosi od lat i dekad 24 godziny. W trakcie tego czasu musimy znaleźć miejsce na pracę, odpoczynek, rodzinę, zakupy, potrzeby fizjologiczne, jedzenie, spotkania towarzyskie, dobry film, książkę, przejrzenie facebooka, przeczytanie gazety w metrze, posłuchania muzyki w tramwaju, zapalenia kilku papierosów itd. Na oko jednak widać, że nie rozciągniemy czasoprzestrzeni i z naszej listy będziemy stopniowo wykreślać kolejne pozycje: pracę, odpoczynek, rodzinę, zakupy, potrzeby fizjologiczne, jedzenie, spotkania towarzyskie, dobry film, książkę, przejrzenie facebooka, przeczytanie gazety w metrze, posłuchania muzyki w tramwaju, zapalenia kilku papierosów.

wristwatch-2135219_960_720

Gorzej jeśli ze wspomnianej listy będziemy usuwać lub ograniczać także te najważniejsze elementy: pracę, odpoczynek, rodzinę, potrzeby fizjologiczne, jedzenie. Staniemy się wtedy zakładnikiem swojego własnego trybu życia. Na oko już widać, że coś tutaj jest nie tak. Co możemy z tym zrobić?

Nie ma czegoś takiego jak zarządzanie czasem?

Osobiście uważam, że czasem nie da się zarządzić, co najwyżej możemy zarządzić sobą w czasie :). Innymi słowy odpowiednio zorganizować swoje codziennie czynności. Sam należę do tych osób, u których często pełen etat w pracy mocno przekracza 8 godzin dziennie. Nie oznacza to, że źle zarządzam swoim czasem pracy. Mogę się zgodzić jednak ze stwierdzeniem, że problem leży w złym rozplanowaniu zadań, lub złym ustaleniu priorytetów. Nie zgodzę się jednak ze stwierdzeniem, że jedyny problem to tzw. „time management”, a ilość zlecanych obowiązków przypadający zazwyczaj na jedną osobę jest normalny. 🙂

investment-2400559_960_720

Co pożera nasz czas?

Na drodze do wypełnienia wszystkich zaplanowanych obowiązków służbowych bardzo często staje nam:

  • Facebook i Messenger – niby korzystamy z niego w wolnej chwili na oddech, ale jak już popadniemy w konwersację ze znajomymi, albo na śledzenie naszej tablicy, albo odpisywanie na komentarze pod naszym zdjęciem, może się okazać, że nagle z 5 minut robi się pół godziny.
  • Częste przerwy na papierosa – wyjdziemy z budynku i się zagadamy z kolegami z pracy, lub sąsiadami z biura obok. Po czym stwierdzimy, że zapalimy sobie jeszcze jednego.
  • Przerwa na kawę lub przekąskę w kuchni – gdzie spotkamy kolegów z innego zespołu i rozpoczniemy iście ciekawy temat. Albo wspólnie zaczniemy narzekać na nasz trudny los, ciężką pracę, niezrealizowane targety, małe wynagrodzenia, częste nadgodziny. Po chwili dosłownie okazuje się, że 30 minut temu powinniśmy wysłać raport. 🙂
  • Dużo mówimy, a mało robimy – zaczynamy dzień od opowiedzenia w zespole swoich fantastycznych przeżyć z poprzedniego wieczora. Podobna sytuacja może mieć miejsce także, kiedy więcej mówimy o przytłaczającej nas ilości zadań i ostatecznie żadnego z nich nie zaczynamy (odwlekamy w nieskończoność).
  • Zbyt częste zebrania, spotkania, tele-konferencje – niby wiemy, że są zaplanowane, ale zawsze jesteśmy zaskoczeni, że tak szybko zleciał czas i nie udało nam się wszystkiego zrobić. Ostatecznie nie do końca mamy czas, aby siedzieć na „nudnym zebraniu”, które jak często określamy nie wiele wnosi do naszej pracy. 🙂
  • Zadania na już (ad-hoc) – jak już sobie odpowiednio zaplanujemy dzień, to wpada nam telefon od trzech klientów, lub przełożonego z pilnym tematem do realizacji.

hurry-2119711_960_720

Dekalog efektywnego zarządzania swoim czasem pracy.

  1. Określ cele. Ja wykonuję sobie tzw. listę „to do” (do zrobienia). Wypisuje wszystko to co muszę wykonać w danym dniu i na koniec sprawdzam ile udało mi się wykonać. To co zostało, przepisuje na kolejny dzień, aby mi nie umknęło.
  2. Wyznacz czas, jaki jest Ci potrzebny na wykonanie zadań. Szczególnie jeśli wiesz już z doświadczenia ile czasu zajmie Ci konkretne zadanie. Łatwiej wówczas określić ilość zadań jakimi zdążysz się zająć w ciągu dnia pracy.
  3. Zaplanuj sposób wykonania zadań. Zastanów się z jakich narzędzi chcesz skorzystać. Przemyśl, czy jest możliwa jakaś optymalizacja, w postaci poprzednich prac, z jakich możesz skorzystać.
  4. Nadaj priorytety. Ustal co należy wykonać najpierw, a co może poczekać.
  5. Pilnuj swojej listy. Nie rozpraszaj się na zadania poboczne. O ile nie są one ad-hoc, dopisz je do listy na sam koniec lub na kolejny dzień.hourglass-time-hours-sand-39396
  6. Nie przekładaj wykonania zadań na później. Często musimy wykonać mozolne, bądź nudne zadanie, które najchętniej odkładalibyśmy w nieskończoność. Jednak takie działania spowodują nawarstwianie się pracy na później.
  7. Odhaczaj wykonane zadania. Psychologicznie poczujemy większą motywację, a także napędzimy się do dalszej pracy widząc ile już zrobiliśmy ze swojej listy.
  8. Korzystaj z kalendarza i Outlooka. Pozwoli to na pamiętanie o najdrobniejszym zadaniu, które wyznaczyliśmy sobie na przyszłość. Wówczas o niczym nie zapomnimy i nie dołożymy sobie dodatkowych zadań, mając już coś zaplanowane.
  9. Odetnij się od czynników zewnętrznych. Jeśli pracujesz na open space, to włącz sobie muzykę na słuchawkach. Wyłącz na chwilę skrzynkę mailową, wycisz telefon. Włącz autorespondera, że jesteś poza biurem i prosisz o telefon w pilnych sprawach.
  10. Pracuj rzetelnie i oczekuj przede wszystkim od siebie. Nie oglądaj się na innych. Jeśli sam będziesz wzorem do naśladowania, nie będziesz mógł sobie nic zarzucić. Będzie Ci łatwiej w życiu zawodowym. Żaden pracodawca nie zwolni Cię, jeśli będziesz sumiennym pracownikiem.

A jak wygląda Twój work-life balance? 🙂

time-2387976_960_720

Skomentuj

Wprowadź swoje dane lub kliknij jedną z tych ikon, aby się zalogować:

Logo WordPress.com

Komentujesz korzystając z konta WordPress.com. Wyloguj /  Zmień )

Zdjęcie na Google

Komentujesz korzystając z konta Google. Wyloguj /  Zmień )

Zdjęcie z Twittera

Komentujesz korzystając z konta Twitter. Wyloguj /  Zmień )

Zdjęcie na Facebooku

Komentujesz korzystając z konta Facebook. Wyloguj /  Zmień )

Połączenie z %s

Blog na WordPress.com. Autor motywu: Anders Noren.

Up ↑

%d blogerów lubi to: