Dla jednych podróże służbowe są udręką i męczącą koniecznością, dla innych fajną odskocznią od stacjonarnego trybu pracy i życia biurowego. Musimy pamiętać, że kodeks pracy jasno reguluje zasady związane z delegowaniem pracowników, ale także mocno akcentuje, że każdego pracownika można wysłać w tzw. „teren” bez możliwości odmowy. Wyjątek prawny stanowi jedynie:
- pracownica w ciąży,
- pracownik sprawującego opiekę nad dzieckiem do lat czterech.
Niektóre zawody mają wpisaną pracę w rozjazdach, w specyfikę obowiązków i odpowiedzialności na danym stanowisku. Ciężko wyobrazić sobie przedstawiciela handlowego, który pracowałby codziennie za biurkiem, a relacje z klientami budowałby jedynie przez email i telefon. To samo dotyczy monterów i serwisantów, którzy odpowiedzialni są za serwis, naprawy i konserwacje sprzętu u klienta. Patrząc na temat szerzej, należy w pewnych sytuacjach uznać delegacje jako standard i po prostu się do tego przyzwyczaić.
Zgodnie z art. 775. § 1. podróż służbowa to wykonywanie na polecenie pracodawcy zadania służbowego poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy. W tej sytuacji przysługuje rekompensata pieniężna na pokrycie poniesionych kosztów.
- Korzyści:
- możliwość odwiedzenia nowego miejsca,
- odskocznia od codziennej pracy w biurze,
- tymczasowa zmiana otoczenia,
- poznanie innych ludzi, klientów, kolegów z innego oddziału firmy (integracja),
- podróż pociągiem, samolotem, albo samochodem (jako pasażer) można wykorzystać na odpoczynek, odrobienie zaległości książkowych, czy przeczytanie spokojnie gazety,
- możliwość dodatkowego zarobku (za dodatkowe zadania podczas delegacji, za dietę),
- zdobycie nowych doświadczeń, których nie uzyskalibyśmy przy pracy stacjonarnej.
- Wady:
- kolidowanie z prywatnymi planami,
- konieczność nadrabiania korespondencji mailowej i telefonicznej podczas podróży,
- załatwianie wielu spraw zdalnie, co generować może dodatkowy stres i wydłużanie się procesów,
- odkładanie na półkę bieżących zadań, z uwagi na konieczność delegacji, która się nawarstwia,
- nocowanie w hotelach o różnych standardach i jedzenie posiłków na mieście (często w biegu),
- problemy ze snem wynikające z przywiązania do jednego miejsca,
- stres spowodowany sprawowaniem opieki nad dziećmi, których nie ma pod ręką,
- brak sensu w wyjeździe, jeśli spotkanie z klientem nie zamknie się sukcesem.
Pamiętajmy jednak, że nie każdy wyjazd w teren nazwiemy delegacją.
Oznacza to, że jeśli nasze miejsce pracy to tak naprawdę nie biuro, miasto, a obszar, województwo, kraj, to wykonywanie zadań w tych miejscach nie nazwiemy podróżą służbową. Rozliczymy wówczas wszelkie poniesione koszty, ale nie będzie się nam należała dieta.
Co możemy otrzymać będąc w delegacji?
- Zwrot kosztów podróży – jeśli pracodawca nie zapewnił pracownikowi transportu.
- Dietę – czyli ekwiwalent pieniężny na pokrycie zwiększonych (a nie całkowitych) kosztów wyżywienia. Dieta nie przysługuje pracownikowi wówczas gdy pracodawca zapewni mu trzy osobne posiłki podczas podróży lub delegacja miała miejsce w miejscowości stałego lub czasowego zamieszkania.
- Zwrot kosztów noclegu albo ryczałt za nocleg.
- Zwrot kosztów przejazdów środkami komunikacji miejscowej.
- Zwrot innych niezbędnych udokumentowanych wydatków, określonych i uznanych przez pracodawcę do uzasadnionych potrzeb.
Pamiętajmy!!!
⇒ czas podróży wlicza się w czas delegacji, ale nie jest uwzględniony do czasu pracy, zgodnie art. 128 kodeksu pracy,
⇒ podczas delegacji pracownikowi przysługuje dodatek z tytułu pracy w nadgodzinach zgodnie z art. z art. 1511 kodeksu pracy,
⇒ sposób liczenia nadgodzin wynika z przyjętego przez pracodawcę systemu czasu pracy (podstawowy, równoważny, zadaniowy) – zależy wówczas czy pracownik jest rozliczany z godzin pracy, czy z wykonywanego zadania,
⇒ kierownicy, szefowie, czy managerowie, zgodnie z art. 1514 1 kodeksu pracy, nie mają prawa do wynagrodzenia za pracę w godzinach nadliczbowych,
⇒ pracownik musi rozliczyć wyjazd służbowy w ciągu 14 dni od jej zakończenia,
⇒ dieta wynosi 30zł za dzień (powyżej 12h) delegacji,
⇒ dieta zostaje obniżona do 50% jeśli podróż służbowa trawa minimum 8 godzin, a nie przekroczyła 12 godzin,
⇒ dieta ulegnie obniżeniu także w sytuacji, gdy pracownik podczas wyjazdu ma zapewnione częściowe wyżywienie – o 25%, gdy otrzymuje śniadanie lub kolację, o 50% gdy ma zapewniony obiad. Jeśli pracodawca zapewnił całodzienne wyżywienie dieta nie przysługuje w ogóle.
⇒ dieta podczas podróży zagranicznej jest liczona według stawek danego kraju i może wynosić nawet 57€ (Łotwa),
⇒ jeśli pracownik nie ma rachunku lub pracodawca nie zapewnia noclegów należy jedynie na ryczał (150% wysokości diety), czyli maksymalnie 45 zł,
⇒ zgubiony rachunek, a uzasadniony wydatek można udokumentować oświadczeniem ze strony pracownika stwierdzających sytuacje zgubienia,
⇒ ryczałt za dojazdy wynosi 20% diety.
Sposoby Na Zasoby | Beclose to resource 
Skomentuj